Zuletzt aktualisiert am 1. Februar 2024 von Florian Müller
Shopify Buchhaltung – Die Einleitung
Ihr Onlinegeschäft nimmt Fahrt auf und die Zahlen sind idealerweise im schwarzen Bereich? Alles könnte nicht besser laufen. Doch nicht nur der Shop brummt, auch die Komplexität in der Buchhaltung nimmt zu. Herzlich willkommen in der Welt der Zahlen, Trends und Bilanzen. Doch bloß keine Panik! Klar kann dieses meist eher unangenehme Thema schnell für Überforderung sorgen. Doch mit den richtigen Shopify Apps & Tools, sind Sie für alle Fälle in der Shopify Buchhaltung gewappnet.
Als erfahrener Online-Verkäufer und Shopify-Experte verstehe ich, wie wichtig eine saubere Buchhaltung für den Online-Handel ist. In diesem Blog teile ich mein Wissen aus dem täglichen Geschäft mit meinen Kunden und eigenen Projekten, um Ihnen zu helfen, Ihre Finanzen zu meistern und Ihr Geschäft zu skalieren.
Die erste entscheidende Frage: einfache oder doppelte Buchführung?
Die Wahl der Unternehmensform ist ein entscheidender Faktor, der tiefgreifenden Einfluss auf Ihre Buchhaltung hat. Ob Einzelunternehmer oder GmbH – jede Rechtsform bringt spezifische buchhalterische Pflichten mit sich. Von der einfachen Einnahme-Überschuss-Rechnung bis zur doppelten Buchführung: die Struktur Ihres Unternehmens bestimmt den Umfang und die Komplexität Ihrer Buchhaltungsanforderungen. Als Shopify-Händler ist es essentiell, diese Grundlagen zu verstehen, um Ihre Shopify Buchhaltung korrekt und effizient zu verwalten.
Jenseits der gesetzlichen Anforderungen spielt die Unternehmensform auch eine Rolle bei der Steueroptimierung und bei der finanziellen Berichterstattung. Einzelunternehmer profitieren oft von einer einfacheren Handhabung und der Flexibilität, während größere Unternehmensformen wie die GmbH eine detailliertere Shopify Buchführung benötigen, die wiederum eine genauere finanzielle Analyse ermöglicht.
Für Shopify-Händler bedeutet dies, dass die Wahl der Unternehmensform strategisch getroffen werden sollte, um die Buchhaltung nicht nur als Pflicht, sondern als Werkzeug für das Unternehmenswachstum zu nutzen. Ich weiß, das hört sich alles sehr trocken an. Doch kann ich aus eigener Erfahrung sagen dass diese Punkte ein entscheidender Faktor sind. An dieser Stelle gehe ich davon aus, dass Sie bereits Ihre passende Unternehmensform gewählt haben.
GoBD – was bedeutet das?
Die GoBD, kurz für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, bildet das Fundament für eine gesetzeskonforme Buchhaltung in der digitalen Welt. Sie aktualisiert und erweitert frühere Richtlinien wie die GDPdU und die GoBS, um mit der fortschreitenden Digitalisierung Schritt zu halten.
Besonders hervorzuheben ist, dass die GoBD die Gleichstellung von mobil und stationär gescannten Unterlagen anerkennt, vorausgesetzt, die Kriterien der Nachvollziehbarkeit, Richtigkeit, Vollständigkeit, zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit werden erfüllt. Diese Regeln sind verbindlich für alle Unternehmerinnen, und eine nachträgliche Anpassung an GoBD-Standards für bereits erstellte Unterlagen ist ausgeschlossen.
Die Verwendung von GoBD-zertifizierten Buchhaltungstools kann Unternehmen dabei unterstützen, den Anforderungen gerecht zu werden. Ansonsten liegt die Verantwortung zur Einhaltung der GoBD direkt bei den Unternehmerinnen selbst, was die Notwendigkeit unterstreicht, sich kontinuierlich mit den Bestimmungen auseinanderzusetzen und die Buchhaltungspraktiken entsprechend anzupassen.
Was ist noch wichtig für die Shopify Buchhaltung?
Produktkosten und Lagerbestände
Die genaue Erfassung von Produktkosten und Lagerbeständen ist für Shopify-Händler unerlässlich, um die finanzielle Gesundheit ihres Unternehmens realistisch zu bewerten. Diese Zahlen beeinflussen direkt den Wareneinsatz und die Bruttomarge, zwei kritische Kennzahlen für die Rentabilitätsanalyse. Ohne präzise Daten können Entscheidungen, die auf falschen Annahmen basieren, die Profitabilität gefährden. Daher ist es wichtig, ein zuverlässiges System zur Erfassung dieser Kosten zu implementieren, das sowohl die direkten Kosten der verkauften Waren als auch indirekte Kosten wie Lagerhaltung und Versand berücksichtigt.
Rechnungen und Zahlungserinnerungen
Die Erstellung von Rechnungen und das Versenden von Zahlungserinnerungen sind grundlegende, doch sehr wichtige Aspekte der Buchhaltung für Shopify-Händler. Eine akkurate Rechnungsstellung sichert nicht nur den Cashflow, sondern spiegelt auch die Professionalität Ihres Unternehmens wider. Ebenso sind effektive Zahlungserinnerungen entscheidend, um ausstehende Beträge erfolgreich einzufordern und somit Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern reduzieren, die Ihre Beziehungen zu Kunden und Lieferanten belasten könnten.
Automatisierte Buchhaltung
Die Automatisierung der Buchhaltung bietet Shopify-Händlern viele Vorteile. Sie minimiert nicht nur den Zeitaufwand für routinemäßige Buchhaltungsaufgaben, sondern verbessert auch die Genauigkeit der Finanzdaten, indem menschliche Fehler reduziert werden. Automatisierte Systeme können Rechnungen generieren, Zahlungen nachverfolgen und den Lagerbestand in Echtzeit aktualisieren, was eine sofortige Übersicht über die finanzielle Lage des Unternehmens ermöglicht. Dies führt zu einer effizienteren Cashflow-Verwaltung und ermöglicht es Händlern, sich auf strategische Entscheidungen zu konzentrieren, die das Geschäftswachstum fördern.
Shopify Buchhaltung: Einfache Tools zur Rechnungsstellung
Sind Sie mit Ihrem Shopify Shop noch ganz am Anfang, kann es durchaus sinnvoll sein mit einfachen Mitteln zu starten. So können Sie die Transaktionsdaten beispielsweise aus dem Shopify Backend exportieren, falls Sie Shopify Payments nutzen. Parallel dazu können Sie die Rechnungen aus dem Shop exportieren und bei Ihrem Steuerberater des Vertrauens einreichen. Doch hier ist ganz wichtig: Sprechen Sie die Vorgehensweise mit ihm gründlich ab.
Sollten Sie nun auf der Suche nach Shopify Apps sein, die einerseits für jede Transaktion eine offizielle Rechnung erzeugen welche automatisiert an Ihre Kunden versendet wird, aber auch für die Buchhaltung gültig sind, habe ich hier für Sie zwei Möglichkeiten aufgeführt:
Der Klassiker: Order Printer Pro
Order Printer Pro bietet Shopify-Händlern eine nahtlose Lösung für den Druck und die automatische Zustellung markenspezifischer Dokumente wie Rechnungen, Packzettel, Rücksendeformulare und Quittungen.
Diese App ermöglicht es, Dokumente in hohen Stückzahlen zu drucken und zu versenden, vollständig angepasst mit Ihrem Logo und den Farben Ihres Shops, was die Markenkonsistenz stärkt. Dank einer schnellen Einrichtung können Sie mühelos Ihr Logo zu professionellen Vorlagen hinzufügen oder durch Code-Anpassungen und mit Hilfe eines exzellenten 24/7-Support-Teams eine individuelle Gestaltung vornehmen.
Order Printer Pro vereinfacht den Fulfillment-Prozess durch das Drucken von Bestellpapieren und das automatische Hinzufügen von Rechnungs-PDF-Links zu Bestellungen. Die App unterstützt Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit, sodass Händler weltweit mit Vertrauen verkaufen können, und berücksichtigt dabei auch Steuern und Zölle.
Mit fairen Preisen und einer leistungsstarken Funktion bietet Order Printer Pro eine robuste Lösung, die für wachsende Geschäfte aller Größen konzipiert ist, um den Kundensupportaufwand zu reduzieren und gleichzeitig professionelle Dokumente zu liefern, die die Marke widerspiegeln.
Sufio: Professionelle Rechnungen
Sufio hat sich als eine führende Rechnungssoftware etabliert, die von über 5.000 Händlern weltweit geschätzt wird. Diese Plattform automatisiert nicht nur den Prozess der Rechnungsstellung, sondern ermöglicht es auch, professionelle Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen zu erstellen und zu versenden.
Dank der maßgeschneiderten Workflows und der Möglichkeit, Rechnungen anzupassen, können Unternehmen ihre Marke stärken und einen bleibenden Eindruck bei ihren Kunden hinterlassen. Sufio gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für B2C- und B2B-Verkäufe in über 50 Ländern, indem alle Dokumente von Wirtschaftsprüfern geprüft werden.
Die Rechnungsvorlagen sind nicht nur professionell gestaltet, sondern auch leicht anpassbar, sodass Logos, Markenfarben und Schriftarten integriert werden können, um das Markenbild zu wahren. Darüber hinaus unterstützt Sufio B2B-Verkäufe durch die Überprüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in der EU und ermöglicht es, Kunden als steuerbefreit einzustufen.
Mit der Fähigkeit, Rechnungen in 35 Sprachen zu übersetzen und mehrere Dokumente gleichzeitig für einen effizienten Versand herunterzuladen, stellt Sufio sicher, dass die globalen Anforderungen von Shopify-Händlern problemlos erfüllt werden. Das engagierte Support-Team von Sufio steht bereit, um bei der korrekten Konfiguration von Rechnungen und Steuern zu assistieren, was den gesamten Prozess für Händler vereinfacht und optimiert.
Shopify Buchhaltung: Eine Frage der Unternehmensgröße
Für Unternehmen deren Wachstum steigt und die Buchhaltung eine zunehmende Komplexität annimmt, ist es sinnvoll ab einem gewissen Punkt über umfangreichere Tools für die Shopify Buchhaltung nachzudenken, die über das Thema Rechnungserzeugung hinaus gehen. In den folgenden Absätzen, zeige ich Ihnen Lösungen für Unternehmen unterschiedlicher Größen auf.
Buchhaltungs-Lösungen für kleine bis mittlere Unternehmen
sevDesk
Das Buchhaltungstool sevDesk revolutioniert die Art und Weise, wie Shopify-Händler ihre Finanzen verwalten, indem es Bestellungen nahtlos in Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Kundendaten überführt. Die Synchronisation der Bestelldaten erfolgt automatisch, wodurch das manuelle Anlegen und Versenden von Rechnungen und Gutschriften der Vergangenheit angehört.
Besonders hervorzuheben ist die automatisierte Zuweisung der OSS-Steuerregeln, die Händlern hilft, steuerliche Vorgaben effizient zu erfüllen. Zudem erleichtert sevDesk das Handling von Rückerstattungen und die Synchronisation von Zahlungseingängen, was die Buchhaltungsprozesse erheblich beschleunigt.
Mit Funktionen wie dynamischer Textersetzung, historischem Auftragsimport und Multi-Account-Verwaltung für Händler mit mehreren Shopify-Shops bietet sevDesk eine umfassende Lösung, die über den einfachen DATEV-Export hinausgeht und den Speicherbedarf von Belegen optimiert. Die Möglichkeit, Shopify Rechnungen und Gutschriften nachträglich zu importieren, rundet das Angebot ab und macht sevDesk zu einem unverzichtbaren Werkzeug für eine effiziente und rechtskonforme Buchhaltung.
LexOffice
Mit lexoffice wird die Buchhaltung für Shopify-Händler zum Kinderspiel. Dieses intuitive Tool automatisiert den gesamten Buchhaltungsprozess, von der Erstellung von Rechnungen und Gutschriften bis hin zum Versand per E-Mail an Ihre Kunden. Durch die Synchronisation von Zahlungsdaten mit diversen Zahlungsdienstleistern wie PayPal, Klarna und Shopify Payments, erleichtert lexoffice nicht nur die Buchung von OSS-relevanten Belegen und die Handhabung von Umsatzsteuerbefreiungen, sondern sorgt auch für eine automatische Aktualisierung der Rechnungen.
Zudem ermöglicht es das Importieren vergangener Bestellungen und bietet individuelle Rechnungslayouts, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. lexoffice erfasst alle Vorgänge rechtskonform und synchronisiert Rechnungen, Gutschriften sowie Zahlungen sofort, was die Vorbereitung auf die Umsatzsteuer- und DATEV | OSS-Erklärungen vereinfacht.
Die Synchronisierung von Zahlungen und die automatische Verknüpfung mit den entsprechenden Rechnungen optimieren Ihre Buchhaltung und stellen gleichzeitig die GoBD-Konformität sicher. Von der ersten Rechnungsstellung bis zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten erleichtert lexoffice somit den gesamten Buchhaltungsprozess, spart wertvolle Zeit und Geld und lässt Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren – Ihr Geschäft.
Easybill
Easybill bietet Shopify-Verkäufern eine nahtlose Integration zur Automatisierung ihrer Bestellimporte, wodurch interne Prozesse durch automatische Rechnungsstellung und Versand erheblich vereinfacht werden. Neben der Erstellung von Lieferscheinen und Gutschriften ermöglicht Easybill eine effiziente Verwaltung von Kunden und Produkten direkt innerhalb des Tools.
Ein besonderes Merkmal ist die Überwachung der OSS-Lieferschwelle; Easybill informiert Sie proaktiv, um Compliance sicherzustellen. Mit der Möglichkeit, Dokumenten ein vollständig eigenes Design zu geben, können Sie Ihre Marke konsistent präsentieren und den Wiedererkennungswert erhöhen. Zusätzlich unterstützt Easybill Ihre buchhalterischen Prozesse mit Umsatzauswertungen und ermöglicht einfache Exporte für Ihren Steuerberater, was die Vorbereitung auf den Steuertermin erheblich vereinfacht.
Mit Easybill wird die Fakturierung von Aufträgen nicht nur automatisiert, sondern auch personalisiert, wodurch sich das Tool als unverzichtbarer Partner für effizientes und individuelles Rechnungsmanagement erweist.
Shopify Buchhaltung: Tools für größere Unternehmen
Pathway Solutions
Pathway Solutions revolutioniert die Buchhaltung für Shopify-Händlerinnen durch eine speziell entwickelte Software, die in enger Zusammenarbeit mit Steuerberaterinnen und Shopify-Händler*innen entstanden ist. Diese Kooperation hat eine benutzerfreundliche Lösung hervorgebracht, die genau auf die Anforderungen des Online-Handels zugeschnitten ist. Mit Pathway können Sie Ihre Shopify Buchhaltungsdaten in nur 10 Minuten für den Export vorbereiten, inklusive aller Umsätze, Rückerstattungen, Rabatte und Liefergebühren.
Der DATEV-konforme Export vereinfacht nicht nur die monatliche Buchhaltungsvorbereitung erheblich, sondern sorgt auch für eine fehlerfreie Zuordnung von Transaktionsdaten. Zusätzliche Integrationen zu verschiedenen Zahlungsanbietern erweitern das Spektrum der Buchhaltungssoftware, wodurch ein umfassendes Paket entsteht, das manuelle Aufwände minimiert und Fehlerquellen eliminiert.
Die Vorteile von Pathway Solutions umfassen einen persönlichen Kundensupport und ein Onboarding, das gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung erfolgt, wodurch die Software besonders für größere Unternehmen attraktiv wird. Die Möglichkeit, bis zu drei Shops unter einem Tarif zu verwalten, bietet Flexibilität und Effizienz, während die monatliche Kündbarkeit der Tarife für eine hohe Anpassungsfähigkeit sorgt.
Sage
Sage hebt sich als umfassendes Buchhaltungstool hervor, das maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen jeder Größe bietet, von der einfachen Buchführung bis hin zu komplexen buchhalterischen Anforderungen wie EÜR und Bilanzerstellung. Die Flexibilität der Sage-Software, die in cloudbasierten oder Desktop-Versionen verfügbar ist, ermöglicht eine nahtlose Integration in die bestehenden Prozesse eines Unternehmens.
Mit einer breiten Palette an Tarifen, die sich nach dem Geschäftsvolumen richten, kann jedes Unternehmen genau die Funktionen buchen, die es benötigt, und so eine kosteneffiziente Lösung finden. Die GoBD-Zertifizierung garantiert dabei die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen. Von der einfachen Rechnungserstellung und Online-Banking-Verknüpfungen bis hin zu fortgeschrittenen Features wie Lagerbestandsmanagement und Anlagenbuchhaltung, bietet Sage eine zuverlässige Plattform für alle buchhalterischen Prozesse.
Trotz der Vielfalt der Optionen und der Möglichkeit, auch anspruchsvolle buchhalterische Aufgaben zu bewältigen, könnten die vielen Tarifoptionen und die Notwendigkeit einer Einrichtung für einige Nutzer herausfordernd sein. Dennoch ist Sage besonders für jene attraktiv, die eine umfassende und flexible Buchhaltungslösung suchen, die mit ihrem Unternehmen wachsen kann.
Das Fazit zur Shopify Buchhaltung
Die Shopify Buchhaltung mag auf den ersten Blick nicht das Herz eines jeden Unternehmers oder einer jeden Unternehmerin höherschlagen lassen. Doch ihre korrekte Ausführung ist unerlässlich für den Erfolg und die rechtliche Absicherung eines jeden Geschäfts. In einer Welt, in der Finanzämter wenig Spielraum für Fehler bieten und die Konsequenzen von Ungenauigkeiten gravierend sein können, ist es wichtiger denn je, auf verlässliche Buchhaltungslösungen zu setzen.
Glücklicherweise ermöglicht die Digitalisierung heute einen Zugang zu einer Vielzahl von Tools und Anwendungen, die den Buchhaltungsprozess erheblich vereinfachen und optimieren können. Von automatisierten Rechnungsstellungen bis hin zu nahtlosen Integrationsmöglichkeiten mit Bankkonten und Zahlungsanbietern bieten moderne Buchhaltungstools eine wertvolle Unterstützung, die weit über das bloße Zahlenmanagement hinausgeht. Sie nehmen nicht nur Ihnen, sondern auch Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin mühsame Arbeit ab und minimieren das Risiko menschlicher Fehler.
Die Herausforderung liegt nun darin, das für Ihre individuellen Bedürfnisse passende Tool auszuwählen und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit einer kompetenten steuerlichen Beratung aufzubauen. Die Auswahl der richtigen Buchhaltungslösung kann einen entscheidenden Unterschied darin machen, wie effizient und effektiv Sie Ihr Geschäft führen. Sollten Sie Fragen zur Auswahl des richtigen Tools haben oder Unterstützung bei der Implementierung benötigen, zögern Sie nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
