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Zuletzt aktualisiert am 1. Februar 2024 von Florian MĂŒller

Shopify Buchhaltung – Die Einleitung

Ihr OnlinegeschĂ€ft nimmt Fahrt auf und die Zahlen sind idealerweise im schwarzen Bereich? Alles könnte nicht besser laufen. Doch nicht nur der Shop brummt, auch die KomplexitĂ€t in der Buchhaltung nimmt zu. Herzlich willkommen in der Welt der Zahlen, Trends und Bilanzen. Doch bloß keine Panik! Klar kann dieses meist eher unangenehme Thema schnell fĂŒr Überforderung sorgen. Doch mit den richtigen Shopify Apps & Tools, sind Sie fĂŒr alle FĂ€lle in der Shopify Buchhaltung gewappnet.

Als erfahrener Online-VerkĂ€ufer und Shopify-Experte verstehe ich, wie wichtig eine saubere Buchhaltung fĂŒr den Online-Handel ist. In diesem Blog teile ich mein Wissen aus dem tĂ€glichen GeschĂ€ft mit meinen Kunden und eigenen Projekten, um Ihnen zu helfen, Ihre Finanzen zu meistern und Ihr GeschĂ€ft zu skalieren.

Mann bei Shopify Buchhaltung mit Taschenrechner und Stift

Die erste entscheidende Frage: einfache oder doppelte BuchfĂŒhrung?

Die Wahl der Unternehmensform ist ein entscheidender Faktor, der tiefgreifenden Einfluss auf Ihre Buchhaltung hat. Ob Einzelunternehmer oder GmbH – jede Rechtsform bringt spezifische buchhalterische Pflichten mit sich. Von der einfachen Einnahme-Überschuss-Rechnung bis zur doppelten BuchfĂŒhrung: die Struktur Ihres Unternehmens bestimmt den Umfang und die KomplexitĂ€t Ihrer Buchhaltungsanforderungen. Als Shopify-HĂ€ndler ist es essentiell, diese Grundlagen zu verstehen, um Ihre Shopify Buchhaltung korrekt und effizient zu verwalten.

Jenseits der gesetzlichen Anforderungen spielt die Unternehmensform auch eine Rolle bei der Steueroptimierung und bei der finanziellen Berichterstattung. Einzelunternehmer profitieren oft von einer einfacheren Handhabung und der FlexibilitĂ€t, wĂ€hrend grĂ¶ĂŸere Unternehmensformen wie die GmbH eine detailliertere Shopify BuchfĂŒhrung benötigen, die wiederum eine genauere finanzielle Analyse ermöglicht.

FĂŒr Shopify-HĂ€ndler bedeutet dies, dass die Wahl der Unternehmensform strategisch getroffen werden sollte, um die Buchhaltung nicht nur als Pflicht, sondern als Werkzeug fĂŒr das Unternehmenswachstum zu nutzen. Ich weiß, das hört sich alles sehr trocken an. Doch kann ich aus eigener Erfahrung sagen dass diese Punkte ein entscheidender Faktor sind. An dieser Stelle gehe ich davon aus, dass Sie bereits Ihre passende Unternehmensform gewĂ€hlt haben.

GoBD – was bedeutet das?

Die GoBD, kurz fĂŒr die „GrundsĂ€tze zur ordnungsmĂ€ĂŸigen FĂŒhrung und Aufbewahrung von BĂŒchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, bildet das Fundament fĂŒr eine gesetzeskonforme Buchhaltung in der digitalen Welt. Sie aktualisiert und erweitert frĂŒhere Richtlinien wie die GDPdU und die GoBS, um mit der fortschreitenden Digitalisierung Schritt zu halten.

Besonders hervorzuheben ist, dass die GoBD die Gleichstellung von mobil und stationĂ€r gescannten Unterlagen anerkennt, vorausgesetzt, die Kriterien der Nachvollziehbarkeit, Richtigkeit, VollstĂ€ndigkeit, zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und UnverĂ€nderbarkeit werden erfĂŒllt. Diese Regeln sind verbindlich fĂŒr alle Unternehmerinnen, und eine nachtrĂ€gliche Anpassung an GoBD-Standards fĂŒr bereits erstellte Unterlagen ist ausgeschlossen.

Die Verwendung von GoBD-zertifizierten Buchhaltungstools kann Unternehmen dabei unterstĂŒtzen, den Anforderungen gerecht zu werden. Ansonsten liegt die Verantwortung zur Einhaltung der GoBD direkt bei den Unternehmerinnen selbst, was die Notwendigkeit unterstreicht, sich kontinuierlich mit den Bestimmungen auseinanderzusetzen und die Buchhaltungspraktiken entsprechend anzupassen.

Was ist noch wichtig fĂŒr die Shopify Buchhaltung?

Produktkosten und LagerbestÀnde

Die genaue Erfassung von Produktkosten und LagerbestĂ€nden ist fĂŒr Shopify-HĂ€ndler unerlĂ€sslich, um die finanzielle Gesundheit ihres Unternehmens realistisch zu bewerten. Diese Zahlen beeinflussen direkt den Wareneinsatz und die Bruttomarge, zwei kritische Kennzahlen fĂŒr die RentabilitĂ€tsanalyse. Ohne prĂ€zise Daten können Entscheidungen, die auf falschen Annahmen basieren, die ProfitabilitĂ€t gefĂ€hrden. Daher ist es wichtig, ein zuverlĂ€ssiges System zur Erfassung dieser Kosten zu implementieren, das sowohl die direkten Kosten der verkauften Waren als auch indirekte Kosten wie Lagerhaltung und Versand berĂŒcksichtigt.

Rechnungen und Zahlungserinnerungen

Die Erstellung von Rechnungen und das Versenden von Zahlungserinnerungen sind grundlegende, doch sehr wichtige Aspekte der Buchhaltung fĂŒr Shopify-HĂ€ndler. Eine akkurate Rechnungsstellung sichert nicht nur den Cashflow, sondern spiegelt auch die ProfessionalitĂ€t Ihres Unternehmens wider. Ebenso sind effektive Zahlungserinnerungen entscheidend, um ausstehende BetrĂ€ge erfolgreich einzufordern und somit LiquiditĂ€tsengpĂ€sse zu vermeiden. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern reduzieren, die Ihre Beziehungen zu Kunden und Lieferanten belasten könnten.

Automatisierte Buchhaltung

Die Automatisierung der Buchhaltung bietet Shopify-HĂ€ndlern viele Vorteile. Sie minimiert nicht nur den Zeitaufwand fĂŒr routinemĂ€ĂŸige Buchhaltungsaufgaben, sondern verbessert auch die Genauigkeit der Finanzdaten, indem menschliche Fehler reduziert werden. Automatisierte Systeme können Rechnungen generieren, Zahlungen nachverfolgen und den Lagerbestand in Echtzeit aktualisieren, was eine sofortige Übersicht ĂŒber die finanzielle Lage des Unternehmens ermöglicht. Dies fĂŒhrt zu einer effizienteren Cashflow-Verwaltung und ermöglicht es HĂ€ndlern, sich auf strategische Entscheidungen zu konzentrieren, die das GeschĂ€ftswachstum fördern.

Shopify Buchhaltung: Einfache Tools zur Rechnungsstellung

Sind Sie mit Ihrem Shopify Shop noch ganz am Anfang, kann es durchaus sinnvoll sein mit einfachen Mitteln zu starten. So können Sie die Transaktionsdaten beispielsweise aus dem Shopify Backend exportieren, falls Sie Shopify Payments nutzen. Parallel dazu können Sie die Rechnungen aus dem Shop exportieren und bei Ihrem Steuerberater des Vertrauens einreichen. Doch hier ist ganz wichtig: Sprechen Sie die Vorgehensweise mit ihm grĂŒndlich ab.

Sollten Sie nun auf der Suche nach Shopify Apps sein, die einerseits fĂŒr jede Transaktion eine offizielle Rechnung erzeugen welche automatisiert an Ihre Kunden versendet wird, aber auch fĂŒr die Buchhaltung gĂŒltig sind, habe ich hier fĂŒr Sie zwei Möglichkeiten aufgefĂŒhrt:

Der Klassiker: Order Printer Pro

LĂ€chelnde Frau mit Order Printer Pro

Order Printer Pro bietet Shopify-HĂ€ndlern eine nahtlose Lösung fĂŒr den Druck und die automatische Zustellung markenspezifischer Dokumente wie Rechnungen, Packzettel, RĂŒcksendeformulare und Quittungen.

Diese App ermöglicht es, Dokumente in hohen StĂŒckzahlen zu drucken und zu versenden, vollstĂ€ndig angepasst mit Ihrem Logo und den Farben Ihres Shops, was die Markenkonsistenz stĂ€rkt. Dank einer schnellen Einrichtung können Sie mĂŒhelos Ihr Logo zu professionellen Vorlagen hinzufĂŒgen oder durch Code-Anpassungen und mit Hilfe eines exzellenten 24/7-Support-Teams eine individuelle Gestaltung vornehmen.

Order Printer Pro vereinfacht den Fulfillment-Prozess durch das Drucken von Bestellpapieren und das automatische HinzufĂŒgen von Rechnungs-PDF-Links zu Bestellungen. Die App unterstĂŒtzt Mehrsprachigkeit und MehrwĂ€hrungsfĂ€higkeit, sodass HĂ€ndler weltweit mit Vertrauen verkaufen können, und berĂŒcksichtigt dabei auch Steuern und Zölle.

Mit fairen Preisen und einer leistungsstarken Funktion bietet Order Printer Pro eine robuste Lösung, die fĂŒr wachsende GeschĂ€fte aller GrĂ¶ĂŸen konzipiert ist, um den Kundensupportaufwand zu reduzieren und gleichzeitig professionelle Dokumente zu liefern, die die Marke widerspiegeln.

Sufio: Professionelle Rechnungen

Screenshot der Shopify App Sufio

Sufio hat sich als eine fĂŒhrende Rechnungssoftware etabliert, die von ĂŒber 5.000 HĂ€ndlern weltweit geschĂ€tzt wird. Diese Plattform automatisiert nicht nur den Prozess der Rechnungsstellung, sondern ermöglicht es auch, professionelle Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen zu erstellen und zu versenden.

Dank der maßgeschneiderten Workflows und der Möglichkeit, Rechnungen anzupassen, können Unternehmen ihre Marke stĂ€rken und einen bleibenden Eindruck bei ihren Kunden hinterlassen. Sufio gewĂ€hrleistet die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften fĂŒr B2C- und B2B-VerkĂ€ufe in ĂŒber 50 LĂ€ndern, indem alle Dokumente von WirtschaftsprĂŒfern geprĂŒft werden.

Die Rechnungsvorlagen sind nicht nur professionell gestaltet, sondern auch leicht anpassbar, sodass Logos, Markenfarben und Schriftarten integriert werden können, um das Markenbild zu wahren. DarĂŒber hinaus unterstĂŒtzt Sufio B2B-VerkĂ€ufe durch die ÜberprĂŒfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in der EU und ermöglicht es, Kunden als steuerbefreit einzustufen.

Mit der FĂ€higkeit, Rechnungen in 35 Sprachen zu ĂŒbersetzen und mehrere Dokumente gleichzeitig fĂŒr einen effizienten Versand herunterzuladen, stellt Sufio sicher, dass die globalen Anforderungen von Shopify-HĂ€ndlern problemlos erfĂŒllt werden. Das engagierte Support-Team von Sufio steht bereit, um bei der korrekten Konfiguration von Rechnungen und Steuern zu assistieren, was den gesamten Prozess fĂŒr HĂ€ndler vereinfacht und optimiert.

Shopify Buchhaltung: Eine Frage der UnternehmensgrĂ¶ĂŸe

FĂŒr Unternehmen deren Wachstum steigt und die Buchhaltung eine zunehmende KomplexitĂ€t annimmt, ist es sinnvoll ab einem gewissen Punkt ĂŒber umfangreichere Tools fĂŒr die Shopify Buchhaltung nachzudenken, die ĂŒber das Thema Rechnungserzeugung hinaus gehen. In den folgenden AbsĂ€tzen, zeige ich Ihnen Lösungen fĂŒr Unternehmen unterschiedlicher GrĂ¶ĂŸen auf.

Buchhaltungs-Lösungen fĂŒr kleine bis mittlere Unternehmen

sevDesk

sevDesk Screenshot der App


Das Buchhaltungstool sevDesk revolutioniert die Art und Weise, wie Shopify-HĂ€ndler ihre Finanzen verwalten, indem es Bestellungen nahtlos in Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Kundendaten ĂŒberfĂŒhrt. Die Synchronisation der Bestelldaten erfolgt automatisch, wodurch das manuelle Anlegen und Versenden von Rechnungen und Gutschriften der Vergangenheit angehört.

Besonders hervorzuheben ist die automatisierte Zuweisung der OSS-Steuerregeln, die HĂ€ndlern hilft, steuerliche Vorgaben effizient zu erfĂŒllen. Zudem erleichtert sevDesk das Handling von RĂŒckerstattungen und die Synchronisation von ZahlungseingĂ€ngen, was die Buchhaltungsprozesse erheblich beschleunigt.

Mit Funktionen wie dynamischer Textersetzung, historischem Auftragsimport und Multi-Account-Verwaltung fĂŒr HĂ€ndler mit mehreren Shopify-Shops bietet sevDesk eine umfassende Lösung, die ĂŒber den einfachen DATEV-Export hinausgeht und den Speicherbedarf von Belegen optimiert. Die Möglichkeit, Shopify Rechnungen und Gutschriften nachtrĂ€glich zu importieren, rundet das Angebot ab und macht sevDesk zu einem unverzichtbaren Werkzeug fĂŒr eine effiziente und rechtskonforme Buchhaltung.

LexOffice

Shopify Buchhaltung lexoffice App Screenshot

Mit lexoffice wird die Buchhaltung fĂŒr Shopify-HĂ€ndler zum Kinderspiel. Dieses intuitive Tool automatisiert den gesamten Buchhaltungsprozess, von der Erstellung von Rechnungen und Gutschriften bis hin zum Versand per E-Mail an Ihre Kunden. Durch die Synchronisation von Zahlungsdaten mit diversen Zahlungsdienstleistern wie PayPal, Klarna und Shopify Payments, erleichtert lexoffice nicht nur die Buchung von OSS-relevanten Belegen und die Handhabung von Umsatzsteuerbefreiungen, sondern sorgt auch fĂŒr eine automatische Aktualisierung der Rechnungen.

Zudem ermöglicht es das Importieren vergangener Bestellungen und bietet individuelle Rechnungslayouts, die Ihren BedĂŒrfnissen entsprechen. lexoffice erfasst alle VorgĂ€nge rechtskonform und synchronisiert Rechnungen, Gutschriften sowie Zahlungen sofort, was die Vorbereitung auf die Umsatzsteuer- und DATEV | OSS-ErklĂ€rungen vereinfacht.

Die Synchronisierung von Zahlungen und die automatische VerknĂŒpfung mit den entsprechenden Rechnungen optimieren Ihre Buchhaltung und stellen gleichzeitig die GoBD-KonformitĂ€t sicher. Von der ersten Rechnungsstellung bis zur ErfĂŒllung der Aufbewahrungspflichten erleichtert lexoffice somit den gesamten Buchhaltungsprozess, spart wertvolle Zeit und Geld und lĂ€sst Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren – Ihr GeschĂ€ft.

Easybill

easybill Rechnungstool Screenshot

Easybill bietet Shopify-VerkÀufern eine nahtlose Integration zur Automatisierung ihrer Bestellimporte, wodurch interne Prozesse durch automatische Rechnungsstellung und Versand erheblich vereinfacht werden. Neben der Erstellung von Lieferscheinen und Gutschriften ermöglicht Easybill eine effiziente Verwaltung von Kunden und Produkten direkt innerhalb des Tools.

Shopify Buchhaltung Banner ecom flow

Ein besonderes Merkmal ist die Überwachung der OSS-Lieferschwelle; Easybill informiert Sie proaktiv, um Compliance sicherzustellen. Mit der Möglichkeit, Dokumenten ein vollstĂ€ndig eigenes Design zu geben, können Sie Ihre Marke konsistent prĂ€sentieren und den Wiedererkennungswert erhöhen. ZusĂ€tzlich unterstĂŒtzt Easybill Ihre buchhalterischen Prozesse mit Umsatzauswertungen und ermöglicht einfache Exporte fĂŒr Ihren Steuerberater, was die Vorbereitung auf den Steuertermin erheblich vereinfacht.

Mit Easybill wird die Fakturierung von AuftrĂ€gen nicht nur automatisiert, sondern auch personalisiert, wodurch sich das Tool als unverzichtbarer Partner fĂŒr effizientes und individuelles Rechnungsmanagement erweist.

Shopify Buchhaltung: Tools fĂŒr grĂ¶ĂŸere Unternehmen

Pathway Solutions

Pathway solutions


Pathway Solutions revolutioniert die Buchhaltung fĂŒr Shopify-HĂ€ndlerinnen durch eine speziell entwickelte Software, die in enger Zusammenarbeit mit Steuerberaterinnen und Shopify-HĂ€ndler*innen entstanden ist. Diese Kooperation hat eine benutzerfreundliche Lösung hervorgebracht, die genau auf die Anforderungen des Online-Handels zugeschnitten ist. Mit Pathway können Sie Ihre Shopify Buchhaltungsdaten in nur 10 Minuten fĂŒr den Export vorbereiten, inklusive aller UmsĂ€tze, RĂŒckerstattungen, Rabatte und LiefergebĂŒhren.

Der DATEV-konforme Export vereinfacht nicht nur die monatliche Buchhaltungsvorbereitung erheblich, sondern sorgt auch fĂŒr eine fehlerfreie Zuordnung von Transaktionsdaten. ZusĂ€tzliche Integrationen zu verschiedenen Zahlungsanbietern erweitern das Spektrum der Buchhaltungssoftware, wodurch ein umfassendes Paket entsteht, das manuelle AufwĂ€nde minimiert und Fehlerquellen eliminiert.

Die Vorteile von Pathway Solutions umfassen einen persönlichen Kundensupport und ein Onboarding, das gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung erfolgt, wodurch die Software besonders fĂŒr grĂ¶ĂŸere Unternehmen attraktiv wird. Die Möglichkeit, bis zu drei Shops unter einem Tarif zu verwalten, bietet FlexibilitĂ€t und Effizienz, wĂ€hrend die monatliche KĂŒndbarkeit der Tarife fĂŒr eine hohe AnpassungsfĂ€higkeit sorgt.

Sage

sage Buchhaltung


Sage hebt sich als umfassendes Buchhaltungstool hervor, das maßgeschneiderte Lösungen fĂŒr Unternehmen jeder GrĂ¶ĂŸe bietet, von der einfachen BuchfĂŒhrung bis hin zu komplexen buchhalterischen Anforderungen wie EÜR und Bilanzerstellung. Die FlexibilitĂ€t der Sage-Software, die in cloudbasierten oder Desktop-Versionen verfĂŒgbar ist, ermöglicht eine nahtlose Integration in die bestehenden Prozesse eines Unternehmens.

Mit einer breiten Palette an Tarifen, die sich nach dem GeschĂ€ftsvolumen richten, kann jedes Unternehmen genau die Funktionen buchen, die es benötigt, und so eine kosteneffiziente Lösung finden. Die GoBD-Zertifizierung garantiert dabei die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen. Von der einfachen Rechnungserstellung und Online-Banking-VerknĂŒpfungen bis hin zu fortgeschrittenen Features wie Lagerbestandsmanagement und Anlagenbuchhaltung, bietet Sage eine zuverlĂ€ssige Plattform fĂŒr alle buchhalterischen Prozesse.

Trotz der Vielfalt der Optionen und der Möglichkeit, auch anspruchsvolle buchhalterische Aufgaben zu bewĂ€ltigen, könnten die vielen Tarifoptionen und die Notwendigkeit einer Einrichtung fĂŒr einige Nutzer herausfordernd sein. Dennoch ist Sage besonders fĂŒr jene attraktiv, die eine umfassende und flexible Buchhaltungslösung suchen, die mit ihrem Unternehmen wachsen kann.

Das Fazit zur Shopify Buchhaltung

Die Shopify Buchhaltung mag auf den ersten Blick nicht das Herz eines jeden Unternehmers oder einer jeden Unternehmerin höherschlagen lassen. Doch ihre korrekte AusfĂŒhrung ist unerlĂ€sslich fĂŒr den Erfolg und die rechtliche Absicherung eines jeden GeschĂ€fts. In einer Welt, in der FinanzĂ€mter wenig Spielraum fĂŒr Fehler bieten und die Konsequenzen von Ungenauigkeiten gravierend sein können, ist es wichtiger denn je, auf verlĂ€ssliche Buchhaltungslösungen zu setzen.

GlĂŒcklicherweise ermöglicht die Digitalisierung heute einen Zugang zu einer Vielzahl von Tools und Anwendungen, die den Buchhaltungsprozess erheblich vereinfachen und optimieren können. Von automatisierten Rechnungsstellungen bis hin zu nahtlosen Integrationsmöglichkeiten mit Bankkonten und Zahlungsanbietern bieten moderne Buchhaltungstools eine wertvolle UnterstĂŒtzung, die weit ĂŒber das bloße Zahlenmanagement hinausgeht. Sie nehmen nicht nur Ihnen, sondern auch Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin mĂŒhsame Arbeit ab und minimieren das Risiko menschlicher Fehler.

Die Herausforderung liegt nun darin, das fĂŒr Ihre individuellen BedĂŒrfnisse passende Tool auszuwĂ€hlen und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit einer kompetenten steuerlichen Beratung aufzubauen. Die Auswahl der richtigen Buchhaltungslösung kann einen entscheidenden Unterschied darin machen, wie effizient und effektiv Sie Ihr GeschĂ€ft fĂŒhren. Sollten Sie Fragen zur Auswahl des richtigen Tools haben oder UnterstĂŒtzung bei der Implementierung benötigen, zögern Sie nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

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